1. 소규모 자영업에 에어테이블(Airtable) 활용하기
필자는 에어테이블을 개인적인 용도 및 다양한 상황의 업무 용도로 사용해 보았지만, 에어테이블을 가장 유용하게 사용할 수 있는 경우 중 하나가 소규모 자영업자라고 생각한다. 아무리 사업의 규모가 작다고 하더라도, 고객의 수와 주문이 많아질수록 이를 제대로 정리해 두지 않은 채로 시간이 흐르면 업무의 효율은 크게 떨어진다. 그래서 대부분은 만만한 엑셀을 사용해 이를 정리하려고 한다. 하지만 정보가 쌓이고, 실시간으로 정리해야 하는 정보의 종류와 양이 많아질수록, 엑셀로는 한계가 느껴지게 마련이다. 물론, 엑셀을 잘 알면 엑셀로 안 되는 건 거의 없다. 하지만 에어테이블과 같은 관계형 데이터베이스는 때로 액셀이 줄 수 없는 편리함을 제공한다.
소규모 자영업자에게 에어테이블을 추천하는 또 한 가지 이유는, 사업체의 특성이나 운영방식, 또는 업종에 따라 필요한 시스템이 다양해 질 수 있기 때문이다. 예를 들어, 공부방, 케이터링, 펫시팅 사업을 관리하기 위해서는 모두 다른 시스템이 필요할 것이다. 그러나 소규모 자영업자나 소기업의 경우에는 대부분 필요와 정확히 일치하는 시스템을 개발하는 데 비용을 들일 여력이 없다.
요즘에는 다양한 분야에 특화된 SaaS 제품들이 많지만 필요에 따른 여러 SaaS를 구독하려면 그 비용도 만만치 않게 든다. 따라서 에어테이블이나 노션처럼 관계형 데이터베이스 형태를 지원하는 클라우드 서비스가 더욱 유용한 것이다. 고객관리, 회계, 구매와 재고 내역 등을 위해 여러 SaaS를 따로따로 구매하는 대신, 하나의 서비스에서 자신의 필요에 맞는 시스템을 구성해 사용할 수 있다는 것은 큰 장점이다.
2. 지난 글 소개
에어테이블에 대한 첫번째 글에서는 에어테이블이 무엇인지, 그리고 그 특징에 대해서 설명하였다. 아직 에어테이블이 어떤 서비스인지 잘 모르거나 낯설게 느껴진다면 아래의 글을 먼저 읽어 볼 것을 추천한다.
에어테이블(Airtable) 소개 및 특징
1. 에어테이블(Airtable)이란? 에어테이블은 관계형 데이터베이스를 기반으로 한 클라우드 소프트웨어 서비스이다. 에어테이블을 엑셀과 같은 스프레트시트에 비교하는 사람들도 많지만, 에어테
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에어테이블에 대한 두번째 글에서는 필자가 개인적으로 사용하는 프리랜서 프로젝트 관리 템플릿을 소개하였다. 이 글에서는 두 개 이상의 테이블을 연결하지 않고 뷰와 필터, function 등만을 사용해서도 훨씬 쾌적한 프로젝트 관리를 할 수 있다는 것을 살펴보았다. 아직 한 번도 에어테이블을 사용해 본 적이 없다면 아래의 글을 먼저 읽어볼 것을 추천한다.
에어테이블(Airtable) 프리랜서 프로젝트 관리 자작 템플릿
1. 지난 글 소개 지난 글에서는 에어테이블(Airtable)이 클라우드 기반 관계형 데이터베이스 서비스라는 것과, 이러한 서비스가 유용한 이유에 대해서 간략하게 알아보았다. 이번 글에서는 개인적
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3. 소규모 자영업 고객관리 자작 템플릿
3.1 여러 개의 테이블을 연결한 템플릿
이전 글에서 소개하였던 프리랜서 프로젝트 관리 템플릿은 기본적으로 단 하나의 템플릿을 사용하였지만, 본 포스팅에서 소개하고자 하는 고객관리 템플릿은 테이블 여러 개를 연결하여 사용한다. 아래의 그림에서 볼 수 있듯이 본 템플릿에서는 다섯 개의 테이블을 사용했다. 이후 더욱 자세히 살펴보겠지만 각 테이블이 담은 내용은 간략하게 다음과 같다.
- 서비스: '방문 펫시팅'과 '산책 서비스' 두 가지 서비스에 대한 소개 및 시간당 요금을 보여준다.
- 예약: 예약 목록을 관리하는 테이블이다. 예약 날짜와 시간 등의 정보 및 예약 고객에 대한 정보를 담고 있다.
- 고객님: 반려동물인 고객의 목록을 관리하는 테이블이다. 고객의 사진과 생일 등의 정보를 담고 있다.
- 집사님: 반려동물 집사의 목록을 관리하는 테이블이다. 집사의 연락처 등의 정보를 담고 있다.
- 리뷰: 고객이 남긴 리뷰를 관리하는 테이블이다.
아래의 그림에서처럼 각 테이블은 서로 연결되어 있다. 아래의 그림에서는 직접적인 연결만을 표시하고 있지만 'lookup' 기능과 'roll up' 기능 등으로 실제 정보는 조금 더 복잡하게 연결되어 있다. 이에 대해서는 차차 설명해 보기로 한다. 아래 그림에서 회색으로 하이라이트 된 것처럼 '고객님' 테이블의 집사 정보는 '집사님' 테이블의 반려동물 이름과 연결되어 있다. 쉽게 말해, 고객과 집사 목록을 따로 관리할 수 있지만 두 테이블의 겹치는 정보는 서로 연결되어 있다.
참고로 위의 관계도는 '베이스 스키마(base schema)'라는 익스텐션을 사용해 만들었다. 에어테이블 무료 티어의 경우 현재 베이스 하나 당 익스텐션 1개를 사용할 수 있다. 에어테이블 익스텐션의 종류에 대해서는 차후에 다시 포스팅해 보도록 하겠다. 그러면 아래에서는 테이블 하나하나를 자세히 살펴보도록 하겠다.
3.2 서비스 테이블
서비스 테이블은 펫시터의 두 가지 서비스, 즉 '방문 펫시팅'과 '산책 서비스'를 소개하는 테이블이다. 테이블에는 각각의 서비스에 대한 소개 및 시간 당 요금에 대한 정보가 담겨있다. 서비스 테이블은 갤러리 형태와 그리드 형태의 두 가지 뷰로 볼 수 있게 해 두었다.
굳이 이 템플릿에서 서비스를 소개하는 테이블을 만들어 둔 이유는 에어테이블을 통한 대외적인 웹사이트를 만들 경우 이러한 정보가 필요하기 때문이다. 요즘에는 Softr와 같은 툴을 사용하여 에어테이블 기반의 웹사이트를 손쉽게 만들 수 있으며, 이를 통해 로그인이 가능한 회원 포털 등 상당히 복잡한 기능을 구현하는 것도 가능하다. 에어테이블 기반 웹사이트를 만드는 방법에 대해서도 다음에 기회가 있으면 다루어 보도록 하겠다. 이러한 제3의 툴을 사용하는 것이 아니더라도 필요하다면 웹사이트나 블로그 등에 갤러리를 임베드하는 것이 가능하다. 아래는 아이프레임 코드로 위의 갤러리를 본 포스팅에 임베드한 것이다.
갤러리를 임베드하기 위한 아이프레임 코드는 아래의 그림에서처럼 Share view 버튼을 누른 후 Embed this view on your site를 클릭하여 얻을 수 있다.
3.3 고객님 테이블
고객님 테이블 또한 그리드와 갤러리 뷰 두 가지로 만들어 두었다. '나이' 칼럼은 function을 사용하여 생일에서 자동으로 계산되도록 설정해 두었다. '집사' 칼럼은 link 기능을 사용하여 집사님 테이블의 기록과 연결되도록 해두었다. '집사님 연락처' 칼럼은 lookup 기능을 사용하여 집사님 테이블에서 해당 집사의 정보를 자동으로 가져오도록 하였다.
'예약'과 '리뷰' 칼럼의 정보는 각각 예약 테이블과 리뷰 테이블로 연결된다. '최근 리뷰' 칼럼은 lookup 기능을 사용해 리뷰 테이블의 정보 중 가장 최근의 리뷰가 자동으로 뜨도록 설정해 두었으며, '평균 평점' 칼럼은 rollup 기능을 사용해 해당 고객으로부터의 모든 리뷰의 평균이 계산되어 뜨도록 설정해 두었다. 에어테이블의 관계형 데이터베이스 기능을 활용하기 위해서는 link, lookup, rollup 기능을 잘 이해하여 활용하는 것이 매우 중요한데, 이것 또한 다음에 기회가 되면 다루어 보도록 하겠다. 지난 포스팅에 이어 본 포스팅의 목적은 에어테이블로 어떠한 기능들을 구현할 수 있는지를 소개하는 것이기 때문이다.
3.4 집사님 테이블
고객과 집사의 정보를 한 테이블에 저장할 수도 있겠지만 본 템플릿에서는 서로 다른 테이블에 저장하는 방법을 택했다. 같은 집사가 여러 반려동물 고객을 맡기는 경우에 이렇게 고객과 집사가 나뉘어 있는 것이 편할 수 있으며, 또한 이렇게 하면 고객에 대한 특이사항과 집사에 대한 특이사항을 나누어 관리할 수 있다.
집사님 테이블도 두 가지 뷰를 사용하고 있는데, 첫 번째는 다른 테이블과 같은 그리드 뷰이고 두 번째는 폼 뷰이다. 폼 뷰는 테이블에 정보를 쉽게 입력하도록 해주는 뷰이며, 테이블에서 폼 뷰를 선택하면 폼을 편집할 수 있는 화면이 된다. 여기서 Open form 버튼을 누르면 맨 아래 그림처럼 완성된 폼으로 연결된다. Share form 버튼을 눌러 아이프레임 코드를 복사하면 웹사이트나 블로그 등에 폼을 임베드하는 것이 가능하며 그 폼을 통해 새로운 고객이 자신의 정보를 입력할 수 있게 된다. 입력된 정보는 집사님 테이블에 자동으로 저장된다. 그런데 사실 에어테이블의 폼 기능은 조금 기초적이기 때문에 원하는 입력 폼을 제대로 구축하려면 구글폼이나 조트폼, 타이프폼 등에서 폼을 만든 뒤 이를 연결하는 방식이 더 좋을 수 있다. 이에 대해서도 기회가 되면 따로 포스팅을 해보도록 하겠다.
3.5 예약 테이블
예약 테이블은 예약과 스케줄을 관리하기 위한 테이블이다. 두 개의 그리드 뷰로는 지난 예약과 이후 예약의 목록을 따로 볼 수 있다. '고객님', '서비스 종류', '집사님' 칼럼은 각각의 테이블의 정보로 연결되며, 지난 예약에서 반려동물 고객의 사진을 찍었다면, 이를 업로드할 수 있도록 해두었다. 캘린더 뷰로는 예약을 날짜별로 볼 수 있으며, 이를 하루, 3일, 일주일, 2주, 한 달 단위로 설정하여 사용하는 것이 가능하다. 갤러리 뷰에서는 사진이 업로드되어 있는 예약건만 볼 수 있도록 해두었다. 이 또한 외부 서비스나 임베드 기능을 사용하여 고객과 공유할 수 있다. 폼 뷰에서는 고객이 직접 예약건을 입력할 수 있도록 해두었으며, 고객이 입력한 정보는 바로 예약 테이블에 저장된다. 이미 고객 명단에 있는 경우만 예약을 생성할 수 있도록 고객명과 서비스 종류는 팝업 메뉴에서 고를 수 있도록 설정해 두었다. 더 발전된 형태의 예약 인터페이스를 원한다면 캘린들리와 같은 서비스를 연동하여 사용하는 것도 가능하다.
3.6 리뷰 테이블
마지막으로 리뷰 테이블은 고객들이 남긴 리뷰를 관리하는 테이블이다. 그리드 뷰와 갤러리 뷰, 폼 뷰를 설정해 두었으며, 갤러리 뷰는 외부 서비스나 임베드 기능 등을 통해 웹사이트에 공개할 수 있다. 또한 폼 뷰를 통해 고객이 직접 리뷰를 남기도록 설정할 수 있으며, 고객이 입력한 리뷰는 리뷰 테이블에 실시간으로 저장된다.
4. 결론
이처럼 두 번의 포스팅을 통해 실제로 활용 가능한 에어테이블 템플릿 두 가지를 소개해 보았다. 직전 포스팅에서는 테이블 하나와 여러 개의 뷰를 사용한 프리랜서 프로젝트 관리 템플릿을, 본 포스팅에서는 여러 개의 테이블을 연결해 사용한 소규모 자영업자 고객관리 템플릿을 소개하였다. 이 이외에도 에어테이블을 활용할 수 있는 예는 무궁무진하다. 이 두 포스팅에서는 에어테이블의 기본적인 기능을 활용하는 예를 보여주었으나, 이는 아직도 에어테이블로 구현할 수 있는 것의 10%도 보여주지 못하고 있는 것이라 생각한다. 앞으로도 이미 소개한 두 템플릿을 기반으로 하여 더 복잡한 기능을 추가하거나, 새로운 템플릿을 소개하거나, 아니면 이 포스팅에서 다 다루지 못한 에어테이블의 기능을 자세히 소개하는 식으로 에어테이블 관련 포스팅을 종종 이어나가 볼 생각이다. 개인적으로는 주식 포트폴리오 계산 에어테이블 템플릿을 한번 만들어 보고 싶은 생각이 있는데 언젠가는 이것도 소개할 수 있었으면 좋겠다.
에어테이블(Airtable) 프리랜서 프로젝트 관리 자작 템플릿
1. 지난 글 소개 지난 글에서는 에어테이블(Airtable)이 클라우드 기반 관계형 데이터베이스 서비스라는 것과, 이러한 서비스가 유용한 이유에 대해서 간략하게 알아보았다. 이번 글에서는 개인적
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