[챗GPT 활용법] 영문 비즈니스 이메일 작성

들어가는 말

생성형 AI를 가장 간단하고 실용적으로 활용할 수 있는 업무 분야 중 하나는 영문 이메일 작성이다. 영문 이메일 작성이라는 업무에 있어서만큼은 생성형 AI가 혁신적인 변화를 가져왔다는 데에 이견의 여지가 없을 것이다. 그만큼 생성형 AI의 등장은 의사소통에 있어 언어능력의 장벽을 크게 낮추어, 영어 실력이 출중하지 않더라도 비즈니스 환경에서 웬만한 의사소통을 원활하는 것이 가능해졌다.

 

이메일 일러스트(출처: EURO_ELF from Pixabay)

 

챗GPT가 영문 비즈니스 이메일 작성에 적합한 이유

프로페셔널한 환경에서 영문 이메일은 그 형식이나 표현에 있어 상당 부분 정형화되어 있기 때문에 생성형 AI를 적용하기 쉽다. 또한, 자연어 처리에 특화되어 있는 챗GPT 챗봇은 비교적 매끄럽고 정확한 영어표현을 사용한다는 장점이 있어 영문 이메일 작성도구로 유용하게 활용될 수 있다.

 

챗GPT로 영문 비즈니스 이메일을 작성하는 방법

영문 이메일 작성에 챗GPT를 활용하는 데는 다음과 같이 크게 두 가지 방법이 있다.

 

한글로 이메일을 작성한 후 번역

첫 번째 방법은 한글로 이메일의 초안을 작성한 후 이를 번역하도록 하는 방식이다. 이 방법은 보내는 사람이 전달하고자 하는 내용을 이메일에 모두 포함시킬 수 있다는 장점이 있지만 그에 못지않은 여러 단점이 있다. 먼저, 한글로 이메일의 초안을 작성할 경우, 영문으로 이메일을 작성할 때보다는 작성시간이 단축될 수 있지만 시간 절약이라는 차원에서는 한계가 있다. 또한, 구체적인 표현을 영어로 번역하는 과정에서 오류가 발생할 여지가 많으며, 이러한 오류는 언어적 또는 문화적 차이에 의해 심화될 수 있다. 예를 들어, “이 이메일을 보내는 이유는 ~입니다”라는 표현을 영어로 번역하면 “The reason for sending this email is to ~”이지만, 영문 이메일에서 더 많이 쓰이는 표현은 “I am writing to ~”이다. 한글로 작성한 초안을 챗GPT를 통해 번역하도록 하는 경우에는 이와 같이 다소 부자연스러운 표현이 번역본에 포함될 가능성이 높아진다.

 

 

이메일의 주요 내용을 입력하여 작성

두 번째 방법은 한국어로 이메일의 주요 내용을 입력한 후 영문 이메일을 작성해 달라고 요청하는 것이다. 아래 예시에서는 HR 담당자가 구직자와 인터뷰 시간 약속을 정하는 이메일을 작성해 달라고 챗GPT에게 요청하였다. 사용한 프롬프트는 다음과 같다.

잡 인터뷰 대상자에게 목요일 오후 1시 또는 금요일 오후 1시 중 편한 시간을 골라 알려달라는 이메일을 영문으로 작성해 줘.

 

이 프롬프트에서는 이메일의 내용에 대해 많은 정보를 제공하지 않았음에도 불구하고, 아래와 같이 목적에 부합하는 이메일이 정확한 영어로 작성된 것을 볼 수 있다. 이는 이와 같은 이메일이 매우 정형화되어 있기 때문에 가능하다. 이전 포스팅에서 살펴본 바와 같이, 챗GPT와 같은 생성형 AI는 대규모 데이터를 학습하여 확률적인 방법으로 텍스트를 생성하기 때문에 정형화된 내용에 대해서는 비교적 정확한 표현을 사용할 확률이 높다.

 

챗GPT가 작성한 인터뷰 스케쥴링 이메일

 

 

그러나 모든 이메일이 정형화된 패턴을 따르지 않기 때문에, 더 구체적인 내용을 입력해야 할 필요가 있는 경우도 있다. 예를 들어, 이메일로 계약의 세부조건을 협상하고자 하는 경우 등에는 더욱 구체적인 내용을 입력해야 할 수 있다. 다음 예시에서는 콘텐츠 사용계약의 세부사항을 협상하기 위한 이메일 작성을 챗GPT에게 요청하였으며, 사용한 프롬프트는 다음과 같다.

콘텐츠 사용계약의 세부사항을 협상하는 이메일을 영문으로 작성해 줘. 콘텐츠 A에 대한 사용권한에 콘텐츠 사용과 관련된 아티스트의 초상권을 추가할 수 있는지 문의하는 내용을 포함시켜 줘.

 

이 프롬프트에서 볼 수 있는 것처럼 챗GPT를 통해 계약 협상 이메일을 작성하기 위해서는 어떠한 조항을 어떤 식으로 변경하기를 원하는지에 대한 구체적인 내용이 명확하게 포함되어야 한다. 아래는 위의 프롬프트를 사용하여 얻은 결과이다. 요청한 내용이 정확하게 포함되었을 뿐 아니라, 맥락에 맞는 감사표현, 그리고 이러한 요청에 대한 이유 등이 포함되어 있는 것을 볼 수 있다.

 

챗GPT가 작성한 계약협상 이메일

 

 

이와 같이, 이메일의 주요 내용을 입력하는 것만으로도 챗GPT를 사용하여 상당히 수준 높은 영문 이메일을 작성할 수 있음을 알 수 있다. 또한 작성 내용을 한국어도 다시 번역해 달라고 요청하여 챗GPT가 작성한 내용이 목적에 맞는지를 확인할 수 있다. 그리고 앞선 포스팅에서 언급한 바와 같이, 생성형 AI가 가진 비결정성 때문에 동일한 프롬프트를 입력하더라도 매번 다른 결과가 출력될 수 있으며, 비즈니스 이메일 작성에 챗GPT를 활용하고자 할 때에도 이를 기억해야 한다.

 

맺는말

본 포스팅에서는 챗GPT를 비즈니스 이메일 작성에 활용하는 방법 두 가지를 알아보았다. 한글로 이메일을 작성하여 번역하도록 하는 방법에 비해 이메일의 주요 내용을 입력하여 이메일을 작성하도록 하는 방법을 통해 더욱 자연스러운 표현의 이메일을 작성할 수 있다. 그러나 필요에 따라 두 가지 방법을 조합하여 사용하는 것도 가능하다. 예를 들어, 이메일의 주요 내용을 챗GPT에게 제시함과 동시에 이메일의 일부 내용을 한글로 작성하여 그 내용을 이메일에 포함하도록 요청할 수 있다. 이처럼 챗GPT 활용을 위한 프롬프트 작성에도 정답이 정해져 있는 것이 아니기 때문에 상황에 맞게 다양한 접근 방식을 시도해 보는 등 경험을 통해 자신의 상황에 가장 적합한 방법을 찾아가는 것이 중요할 것이다.